- PDF/A ist eine durch die ISO (ISO 19005) genormte Version des PDF-Formats, die speziell für die dauerhafte elektronische Langzeitarchivierung entwickelt wurde.
- Klassische PDFs gestatten externe Abhängigkeiten (Betriebssystem-Schriftarten, JavaScript, Passwörter), die im Laufe der Jahrzehnte unlesbar werden.
- PDF/A schreibt die vollständige Schrifteinbettung und geräteunabhängige Farbräume vor, damit Dokumente auch nach 50 Jahren unverändert dargestellt werden.
- PDF/A-1b und PDF/A-2b sind die am häufigsten geforderten Standards bei Gerichten, Notaren und Finanzbehörden.
- Konvertieren Sie Ihre Dokumente mit TurboPDF PDF in PDF/A in ein zukunftssicheres Format.
Die versteckte Zeitbombe in Standard-PDF-Dokumenten
In vielen Büros und Kanzleien herrscht die Annahme, dass ein einmal als PDF gespeichertes Dokument für immer unveränderlich und sicher archiviert sei. Technisch gesehen ist dies ein riskanter Trugschluss.
Eine herkömmliche PDF-Datei verweist häufig auf Schriftarten, die auf dem Erstellungs-PC installiert waren, oder bindet externe Skripte ein. Wird dieselbe Datei in 25 Jahren auf einem modernen Betriebssystem geöffnet, kann eine fehlende Systemschrift zu veränderten Zahlenreihen, Zeilenumbrüchen oder unleserlichen Zeichen führen.
Um dieses Problem nachhaltig zu lösen, wurde die internationale Norm PDF/A geschaffen. Sie stellt sicher, dass digitale Unterlagen über Jahrzehnte hinweg visualisiert werden können.
Was macht PDF/A besonders? Der ISO-Standard 19005
Im Jahr 2005 veröffentlichte die Internationale Organisation für Normung (ISO) den Standard ISO 19005-1, der das PDF/A-Format (das 'A' steht für Archiving) definierte.
Das oberste Gebot von PDF/A ist die 100%ige Autonomie. Eine Datei muss alle zur korrekten Darstellung erforderlichen Komponenten selbst enthalten.
Alle verwendeten Schriftarten müssen vollständig eingebettet sein, Farbräume müssen geräteunabhängig über ICC-Profile definiert werden, und externe Verknüpfungen sind unzulässig.
Die 4 PDF/A-Versionen verständlich erklärt
Der Standard wurde über die Jahre kontinuierlich erweitert :
PDF/A-1 (ISO 19005-1): Basiert auf PDF 1.4 und verbietet Transparenzen sowie Ebenen – der strikteste Basisstandard.
PDF/A-2 (ISO 19005-2): Basiert auf PDF 1.7, unterstützt moderne JPEG-2000-Kompression, Transparenzen und digitale Signaturen.
PDF/A-3 (ISO 19005-3): Erlaubt das Einbetten beliebiger Fremddateien (z. B. XML im Rahmen von E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung).
PDF/A-4 (ISO 19005-4): Basiert auf PDF 2.0 und modernisiert die Konformitätsprofile für aktuelle IT-Systeme.
Konformitätsstufen: Level B, Level A und Level U
Je nach Einsatzzweck gibt es unterschiedliche Konformitätsstufen :
Level B (Basic): Garantiert die unveränderte visuelle Darstellung des Inhalts. Der meistgenutzte Standard in der Verwaltung.
Level A (Accessible): Verlangt zusätzlich eine semantische Dokumentenstruktur (Tags, Überschriftenhierarchien) für Screenreader und Barrierefreiheit.
Level U (Unicode): Stellt sicher, dass alle enthaltenen Texte exakt auf Unicode-Zeichen abgebildet werden können.
Wer fordert PDF/A in der täglichen Praxis?
PDF/A ist heute in zahlreichen Berufsfeldern fester Standard :
Justizbehörden und Anwaltskanzleien für elektronische Gerichtsakten und das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach).
Finanzämter und Rechnungsprüfer für GoBD-konforme Archivierung.
Maschinenbau- und Luftfahrtunternehmen für technische Konstruktionszeichnungen.
Kliniken für die dauerhafte Verwahrung von Patientenakten.
Was in einer PDF/A-Datei ausdrücklich verboten ist
Um Lesbarkeit und Sicherheit über Jahrzehnte zu gewährleisten, sind folgende Elemente unzulässig :
Passwörter und Verschlüsselungsalgorithmen.
Ausführbarer Programmcode und JavaScript-Funktionen.
Eingebettete Audio- und Videodateien.
Nicht eingebettete Verweise auf lokale Systemschriften.
So konvertieren Sie Dokumente unkompliziert mit TurboPDF
Die Umwandlung Ihrer Verträge und Rechnungen in normgerechtes PDF/A erfolgt mit TurboPDF in Sekundenschnelle.
Laden Sie die gewünschte Datei einfach in unser Werkzeug PDF in PDF/A, wählen Sie die Konformitätsstufe und laden Sie das geprüfte Archivdokument herunter.
Machen Sie Ihre Dokumente zukunftssicher
Konformitätsgeprüfte Archivierung mit nur einem Mausklick.
Dokumente in zertifiziertes PDF/A umwandeln
Erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und betten Sie alle Schriftarten für die Langzeitarchivierung ein.
Häufig gestellte Fragen
Was ist PDF/A? Ein einfacher Leitfaden zur Langzeitarchivierung von Dokumenten